ค้าส่ง / จัดจำหน่าย
ศูนย์เอกสารเทคนิคบริการตนเองด้วย AI สำหรับธุรกิจจัดจำหน่าย
ผู้จัดจำหน่ายเคมีภัณฑ์ วัตถุดิบ และอุปกรณ์เทคนิคได้รับคำขอเอกสาร เช่น SDS, COA, datasheet และใบรับประกัน ซ้ำทุกวัน ศูนย์เอกสารบริการตนเองบน Phak AI รวมเอกสารเหล่านี้ตามรหัสสินค้าและเลขล็อต แล้วเปิดช่องทางให้ลูกค้าดึงฉบับล่าสุดได้เอง รูปแบบช่องทางและสิทธิ์การเข้าถึงออกแบบเฉพาะแต่ละองค์กร
- SDS ตามรหัสสินค้า
- COA ตามเลขล็อต
- TDS / datasheet
- ใบรับประกัน
- ประกาศกฎใหม่ที่เกี่ยวข้อง
- ลูกค้าดึงเอกสารได้เองค้นตามรหัสสินค้าหรือเลขล็อต ได้เอกสารที่ตรงชุด
- ฉบับล่าสุดเสมอแยกฉบับใช้งานออกจากฉบับยกเลิก ลดการส่งเอกสารผิดฉบับ
- คำขอพิเศษถึงทีมเอกสารที่ไม่มีในคลังถูกส่งต่อให้ทีมเทคนิคดูแล
คำขอเอกสารเทคนิคกินเวลาทีมตรงไหน
ขอเอกสารเดิมทีละราย
ลูกค้าโรงงานขอ SDS หรือ datasheet ของรหัสเดิมซ้ำทุกเดือน ทีมต้องค้นและส่งเองทุกครั้ง
COA ต้องตรงล็อต
ใบรับรองผลวิเคราะห์ต้องตรงกับเลขล็อตที่ลูกค้ารับไป ค้นผิดล็อตก็ต้องส่งใหม่
ฉบับเก่าหลุดออกไป
เอกสารอยู่ในอีเมลและเครื่องหลายคน บางครั้งส่งฉบับที่ถูกแทนที่แล้ว
กฎใหม่ทำให้ต้องอัปเดต
เมื่อมีประกาศใหม่ ทีมต้องไล่ดูว่าเอกสารของสินค้าใดได้รับผลกระทบ
ศูนย์เอกสารบริการตนเองทำงานอย่างไร
เริ่มจากกลุ่มสินค้าที่ถูกขอเอกสารบ่อยที่สุด แล้วเพิ่มกลุ่มอื่นตามมา
รวมเอกสารตามรหัสและล็อต
นำ SDS, COA, TDS, datasheet และใบรับประกันเข้า คลังความรู้กลาง โดยผูกกับรหัสสินค้าและเลขล็อต
แยกฉบับใช้งานกับฉบับยกเลิก
เมื่ออัปโหลดฉบับใหม่ ฉบับเดิมถูกแยกออก ผู้ช่วยตอบจากฉบับที่ใช้งานอยู่
เปิดช่องทางให้ลูกค้าดึงเอง
รูปแบบช่องทาง เช่น ลิงก์ศูนย์เอกสารหรือ LINE OA ขององค์กร และสิทธิ์ว่าลูกค้าเห็นเอกสารชุดใด ปรับตามแต่ละองค์กร
คำขอนอกเหนือส่งต่อทีม
ถ้าไม่พบเอกสารที่ขอ ระบบไม่เดา และส่งเรื่องให้ทีมเทคนิคหรือทีมบริการลูกค้าดูแลต่อ
ติดตามกฎใหม่ที่กระทบสินค้า
เก็บประกาศกฎใหม่เข้าคลัง แล้วถามได้ว่ากระทบเอกสารของสินค้ากลุ่มใด เพื่อวางแผนอัปเดต
ตัวอย่างคำขอเอกสารที่ลูกค้าและทีมใช้ได้
สิ่งที่วัดผลกับศูนย์เอกสาร
ตกลงตัวชี้วัดร่วมกันตั้งแต่เริ่มใช้งาน
- สัดส่วนคำขอเอกสารที่ลูกค้าดึงได้เอง
- จำนวนคำขอเอกสารที่ทีมต้องส่งเองต่อสัปดาห์
- จำนวนครั้งที่ส่งเอกสารผิดฉบับหรือผิดล็อต
- เวลาตั้งแต่ลูกค้าขอจนได้เอกสาร
ขอบเขตของศูนย์เอกสารบริการตนเอง
Phak AI ช่วย
- Phak AI ช่วยรวมเอกสารเทคนิคตามรหัสสินค้าและเลขล็อต
- Phak AI ช่วยตอบจากเอกสารฉบับที่ใช้งานอยู่ พร้อมบอกชื่อเอกสาร
- Phak AI ช่วยกำหนดว่าลูกค้าหรือตัวแทนเห็นเอกสารชุดใด
- Phak AI ช่วยส่งต่อคำขอที่ไม่มีในคลังให้ทีมดูแล
สิ่งที่ไม่ได้ทำ
- ไม่ได้ออกหรือแก้ไขเนื้อหา SDS หรือ COA เอง ทีมเทคนิคยังเป็นเจ้าของเอกสาร
- ไม่ได้รับรองความถูกต้องทางกฎหมายหรือทางเทคนิคแทนผู้ผลิต
- ไม่ใช่ระบบ B2B e-commerce เต็มรูปแบบ
คำถามที่พบบ่อย
ลูกค้าจะเข้าถึงศูนย์เอกสารทางไหน
ช่องทางกำหนดตามแต่ละองค์กร เช่น ลิงก์ศูนย์เอกสาร หรือ LINE OA ขององค์กร คุยรายละเอียดได้ที่ ปรึกษาทีม Phak AI
ลูกค้ารายหนึ่งจะเห็นเอกสารของลูกค้ารายอื่นไหม
กำหนดสิทธิ์ตามบทบาทได้ เช่น เอกสารทั่วไปเปิดให้ทุกคน ส่วน COA ตามล็อตจำกัดเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง การตั้งสิทธิ์ละเอียดระดับนี้ปรับตามแต่ละองค์กร
ลูกค้าจะได้เอกสารฉบับล่าสุดเสมอหรือไม่
เมื่ออัปโหลดฉบับใหม่ ฉบับเดิมถูกแยกเป็นฉบับยกเลิก ผู้ช่วยตอบจากฉบับที่ใช้งานอยู่และบอกว่าอ้างเอกสารไหน ทีมจึงตรวจย้อนได้ว่าลูกค้าได้รับฉบับใด
อ่านต่อ
ค้าส่ง / จัดจำหน่าย
ค้นหาอะไหล่ เทียบรหัสข้ามแคตตาล็อก และถามราคาสต็อกเป็นภาษาไทย สำหรับทีมขายและเคาน์เตอร์
อ่านต่อ →คลังความรู้กลาง
รวมเอกสารทั้งองค์กรไว้ที่เดียว ถามเป็นภาษาไทย ได้คำตอบพร้อมอ้างอิงเอกสารต้นฉบับ
อ่านต่อ →แคตตาล็อกและเทียบรหัส
รวมแคตตาล็อกทุกแบรนด์กับตารางเทียบรหัสไว้ที่เดียว ค้นข้ามเล่มได้ในคำถามเดียวพร้อมหน้าอ้างอิง
อ่านต่อ →ผู้ช่วยเคาน์เตอร์บน LINE
ทีมขายพิมพ์ถามในกลุ่ม LINE ได้เบอร์ที่ตรง หน้าแคตตาล็อกอ้างอิง และของแทน ระหว่างถือสายลูกค้า
อ่านต่อ →ปรึกษาทีม Phak AI
เล่าโจทย์ของธุรกิจคุณ ทีม Phak AI จะพาดูระบบที่ตอบโจทย์ และวางแผนติดตั้งร่วมกัน โดยไม่ต้องรื้อระบบเดิม