สมาคมวิชาชีพ / การค้า
บันทึกการตัดสินใจและติดตามมติคณะทำงาน สำหรับสมาคม
สมาคมมีชมรมและคณะทำงานหลายชุด แต่ละชุดมีมติและงานที่ต้องตามต่อ บันทึกการตัดสินใจของ Phak AI เก็บมติพร้อมเหตุผลและวันที่ไว้ที่เดียว แล้วผูกงานจากมติเข้ากระดานงานพร้อมผู้รับผิดชอบ เลขาคณะทำงานและเจ้าหน้าที่ค้นย้อนได้ว่าเคยตัดสินใจเรื่องใดไว้อย่างไร
วิธีเดิม
- มติอยู่ในรายงานประชุมคนละไฟล์
- งานค้างจากมติตามด้วยการไล่ถามในกลุ่ม
- คนใหม่ไม่รู้ว่าเคยตัดสินใจอะไรไว้
เมื่อใช้ Phak AI
- มติบันทึกพร้อมเหตุผลและวันที่ไว้ที่เดียว
- งานจากมติขึ้นกระดานพร้อมผู้รับผิดชอบ
- ค้นย้อนได้ว่าเรื่องนี้เคยตัดสินใจอย่างไร
ทำไมมติของคณะทำงานถึงหลุด
คณะทำงานหลายชุด
แต่ละชมรมและคณะทำงานประชุมคนละรอบ รายงานประชุมเก็บคนละที่ เลขาต้องจำเองว่าชุดไหนตกลงอะไรไว้
รายงานประชุมค้าง
กว่าจะเวียนรายงานประชุมเสร็จ งานที่ตกลงไว้ก็เริ่มช้า และไม่มีใครเห็นภาพรวมว่าค้างอะไร
เหตุผลของมติหายไป
เก็บไว้แค่ผลการตัดสินใจ ไม่ได้เก็บว่าทำไม เมื่อเรื่องเดิมกลับมาจึงต้องถกกันใหม่
เปลี่ยนเลขาแล้วต้องเริ่มใหม่
เมื่อกรรมการหรือเลขาเปลี่ยนวาระ ประวัติการตัดสินใจอยู่กับคนเดิม ไม่ได้อยู่กับสมาคม
บันทึกการตัดสินใจและกระดานงานทำงานอย่างไร
แยกกระดานตามคณะทำงาน
ตั้งกระดานงานหนึ่งกระดานต่อชมรมหรือคณะทำงาน และกำหนดสิทธิ์ว่าใครเห็นกระดานไหน
บันทึกมติพร้อมเหตุผล
หลังประชุม เลขาบันทึกมติ เหตุผล และวันที่ลงบันทึกการตัดสินใจ รายงานประชุมฉบับเต็มเก็บเข้าคลังเป็นที่มา
ผูกงานจากมติเข้ากระดาน
แตกมติเป็นงานพร้อมผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลา ทุกคนเห็นว่างานไหนยังค้าง
ถามย้อนหลังได้
ก่อนประชุมครั้งถัดไป เลขาถามได้ว่ามติครั้งก่อนมีงานอะไรค้าง หรือเรื่องนี้เคยตัดสินใจไว้อย่างไร
ตัวอย่างคำถามเรื่องมติที่เลขาถามได้
สิ่งที่วัดผลกับบันทึกการตัดสินใจ
ตกลงตัวชี้วัดกับเลขาคณะทำงานตั้งแต่เริ่มใช้งาน แล้ววัดด้วยตัวเลขของสมาคมเอง เลือกตัวชี้วัดที่เหมาะได้เมื่อปรึกษาทีม Phak AI
- จำนวนงานจากมติที่ปิดได้ทันกำหนด
- เวลาที่เลขาใช้เตรียมสรุปงานค้างก่อนประชุม
- จำนวนครั้งที่ต้องถามคนเดิมว่าเคยตัดสินใจอะไรไว้
ขอบเขตของบันทึกการตัดสินใจ
Phak AI ช่วย
- Phak AI ช่วยเก็บมติพร้อมเหตุผลไว้ค้นย้อนหลัง
- Phak AI ช่วยติดตามงานจากมติบนกระดานงาน
- Phak AI ช่วยตอบจากรายงานประชุมที่เก็บไว้ในคลัง พร้อมบอกที่มา
สิ่งที่ไม่ได้ทำ
- ไม่ได้ถอดเสียงหรือจดรายงานประชุมอัตโนมัติ เลขายังเป็นผู้บันทึก
- ไม่ได้ลงมติหรือรับรองรายงานประชุมแทนคณะกรรมการ
- ไม่ใช่ระบบลงคะแนนเสียงออนไลน์
คำถามที่พบบ่อย
ระบบจดรายงานประชุมให้อัตโนมัติไหม
ไม่รวมในขอบเขตนี้ เลขายังเป็นผู้บันทึกมติและรายงานประชุม Phak AI ช่วยเก็บมติพร้อมเหตุผล ผูกงานเข้ากระดาน และค้นย้อนหลังได้
กรรมการแต่ละคณะเห็นข้อมูลของคณะอื่นไหม
กำหนดสิทธิ์ตามกลุ่มได้ แต่ละคณะทำงานเห็นกระดานและบันทึกของตัวเอง ส่วนเจ้าหน้าที่ส่วนกลางเห็นภาพรวมตามที่สมาคมกำหนด
ใช้ร่วมกับคลังกฎเกณฑ์ได้ไหม
ได้ รายงานประชุมและมติอยู่ในคลังความรู้กลางเดียวกับกฎเกณฑ์ เจ้าหน้าที่ถามได้ว่ามติใดเกี่ยวกับประกาศฉบับไหน
อ่านต่อ
สมาคมวิชาชีพ / การค้า
คลังกฎเกณฑ์ที่แยกฉบับใช้งานกับฉบับยกเลิก ตอบพร้อมอ้างประกาศ และช่วยสรุปความเห็นต่อร่างกฎ
อ่านต่อ →CEO Cockpit
ภาพรวมสำหรับผู้บริหาร ถามยอดขายเป็นภาษาไทย ดูการใช้ AI ของทีม และเชื่อมเป้าหมายถึงงาน
อ่านต่อ →คลังกฎเกณฑ์ตอบทันที
รวมระเบียบและประกาศของสมาคมไว้ที่เดียว แยกฉบับใช้งานกับฉบับยกเลิก ตอบพร้อมลิงก์ประกาศต้นทาง
อ่านต่อ →สรุปความเห็นต่อร่างกฎ
ร่างสรุปความเห็นสมาชิกตามรายข้อของร่างกฎ แยกเห็นด้วย ไม่เห็นด้วย ข้อเสนอแก้ ให้เจ้าหน้าที่ตรวจ
อ่านต่อ →ปรึกษาทีม Phak AI
เล่าโจทย์ของธุรกิจคุณ ทีม Phak AI จะพาดูระบบที่ตอบโจทย์ และวางแผนติดตั้งร่วมกัน โดยไม่ต้องรื้อระบบเดิม