บัญชี / บริการวิชาชีพ
AI ติดตามเอกสารลูกค้าและเทียบเช็กลิสต์รายเดือน
หน้านี้อธิบายการใช้ Phak AI รับเอกสารจากลูกค้าของสำนักงานบัญชีทาง LINE OA หรืออีเมล แล้วเทียบกับเช็กลิสต์ที่ตั้งไว้ต่อลูกค้าต่อเดือน เจ้าหน้าที่เห็นทันทีว่าลูกค้ารายไหนยังขาดอะไร และได้ร่างข้อความทวงเอกสารไปตรวจก่อนส่ง เหมาะกับสำนักงานที่เสียเวลาไล่เอกสารทุกต้นเดือนจนกระทบวันปิดงบ
- รูปใบกำกับภาษีจาก LINE OA
- ไฟล์แนบทางอีเมล
- เช็กลิสต์ลูกค้าเดือนนี้
- รายชื่อลูกค้าที่ดูแล
- เช็กลิสต์ที่อัปเดตแล้วเห็นว่าเอกสารเดือนนี้ของลูกค้า A ได้รับแล้วรายการไหน ยังขาดอะไร
- ร่างข้อความทวงเอกสารร่างไว้ให้เจ้าหน้าที่ตรวจและกดส่งเอง
- ไฟล์ที่ต้องให้คนยืนยันไฟล์ที่ไม่แน่ใจว่าเป็นเอกสารอะไร ส่งให้เจ้าหน้าที่ดูก่อน
ไล่เอกสารลูกค้า คอขวดแรกของการปิดงบ
เอกสารมาหลายช่องทาง
รูปถ่ายใบกำกับภาษีทาง LINE ไฟล์แนบทางอีเมล บางรายส่งเป็นชุดใหญ่ปลายเดือน
เช็กลิสต์อยู่ในไฟล์แยก
เจ้าหน้าที่ต้องเปิด Excel ทีละลูกค้าเพื่อติ๊กว่าได้อะไรแล้ว
ทวงซ้ำด้วยมือ
พิมพ์ข้อความทวงทีละราย และจำเองว่าเคยทวงไปแล้วหรือยัง
รู้ว่าขาดตอนจะปิดงบ
เอกสารที่ขาดมักเจอตอนนักบัญชีเริ่มทำงาน ทำให้ทั้งพอร์ตเลื่อนตาม
ระบบติดตามเอกสารลูกค้าทำงานอย่างไร
ตั้งค่าร่วมกับสำนักงานตอนติดตั้ง ตามเช็กลิสต์และช่องทางที่ใช้อยู่จริง
ตั้งเช็กลิสต์ต่อลูกค้า
ใช้รายการเอกสารที่สำนักงานมีอยู่ใน Excel เป็นจุดตั้งต้น แยกตามลูกค้าและเดือน
รับไฟล์ทาง LINE OA และอีเมล
ลูกค้าส่งรูปหรือไฟล์ผ่าน ผู้ช่วยบน LINE OA ของสำนักงาน หรือส่งอีเมลตามเดิม
จัดเข้าเช็กลิสต์
เอกสารถูกจัดเข้ารายการตามกติกาที่ตกลงกัน ไฟล์ที่ไม่แน่ใจจะรอให้เจ้าหน้าที่ยืนยัน
ร่างข้อความทวง คนตรวจก่อนส่ง
ได้ร่างข้อความทวงลูกค้าที่ยังขาด เจ้าหน้าที่แก้และส่งเอง
ตัวอย่างคำถามเรื่องเอกสารลูกค้า
สิ่งที่วัดผล
ตัวชี้วัดที่ตกลงร่วมกันก่อนเริ่ม วัดก่อนและหลังใช้งานด้วยข้อมูลของสำนักงานเอง
- จำนวนเอกสารที่ขาดต่อลูกค้าต่อเดือน
- วันที่ได้รับเอกสารครบในแต่ละเดือน
- เวลาที่เจ้าหน้าที่ใช้ไล่เอกสาร
- วันที่ปิดงบได้ในแต่ละเดือน
ขอบเขตของการติดตามเอกสาร
Phak AI ช่วย
- Phak AI ช่วยรับไฟล์จากลูกค้าทาง LINE OA และอีเมล
- Phak AI ช่วยเทียบเอกสารกับเช็กลิสต์ต่อลูกค้าต่อเดือน
- Phak AI ช่วยร่างข้อความทวงเอกสารให้ทีมตรวจ
สิ่งที่ไม่ได้ทำ
- ไม่ได้ส่งข้อความถึงลูกค้าโดยไม่มีคนตรวจ
- ไม่ได้ตรวจความถูกต้องทางภาษีของเอกสารแทนนักบัญชี
- ไม่ได้ลงรายการบัญชีจากเอกสาร
คำถามที่พบบ่อย
ลูกค้าต้องติดตั้งแอปเพิ่มไหม
ไม่ต้อง ลูกค้าส่งเอกสารผ่าน LINE OA ของสำนักงานหรืออีเมลเหมือนเดิม การเปลี่ยนแปลงอยู่ฝั่งสำนักงานที่เห็นเช็กลิสต์อัปเดต
ส่งข้อความทวงลูกค้าอัตโนมัติได้ไหม
หลักของเราคือ AI ร่าง คนตัดสินใจ ระบบร่างข้อความทวงให้ แต่เจ้าหน้าที่เป็นคนตรวจและส่ง เพื่อให้น้ำเสียงและจังหวะเหมาะกับลูกค้าแต่ละราย
เอกสารมีข้อมูลส่วนบุคคล ปลอดภัยไหม
แต่ละสำนักงานมีเซิร์ฟเวอร์แยก มีสิทธิ์ตามบทบาท บันทึกการใช้งาน และปิดบังข้อมูลส่วนบุคคลตอนนำเข้า PDF ออกแบบให้สอดรับ PDPA ดูเพิ่มที่ ความปลอดภัย
อ่านต่อ
บัญชี / บริการวิชาชีพ
ติดตามเอกสารลูกค้า ปฏิทินภาษี และคลังความรู้ภาษีพร้อมอ้างอิง สำหรับสำนักงานบัญชี
อ่านต่อ →LINE Q&A Assistant
ตอบคำถามใน LINE จากความรู้ขององค์กร ไม่แน่ใจไม่ตอบ ส่งต่อให้พนักงานดูแล
อ่านต่อ →สรุปงานค้างผู้จัดการ
เห็นงานค้างต่อนักบัญชี เอกสารขาด และกำหนดยื่นสัปดาห์นี้ในหน้าเดียว ถามต่อเป็นภาษาไทยได้
อ่านต่อ →ปฏิทินภาษี
กำหนดยื่นตามวันหยุดจริงและจุดเฝ้าระวังภาษีจากข้อมูลที่สำนักงานรับรอง ถามได้ว่าสัปดาห์นี้ต้องยื่นอะไร
อ่านต่อ →ความปลอดภัย
เซิร์ฟเวอร์แยกต่อองค์กร ไม่นำข้อมูลไปฝึกโมเดล คุมสิทธิ์ บันทึกทุกคำถาม สอดรับ PDPA
อ่านต่อ →ปรึกษาทีม Phak AI
เล่าโจทย์ของธุรกิจคุณ ทีม Phak AI จะพาดูระบบที่ตอบโจทย์ และวางแผนติดตั้งร่วมกัน โดยไม่ต้องรื้อระบบเดิม