บทความ

เริ่มใช้ AI ในบริษัทขนาดกลาง ควรเริ่มจากแผนกไหน

สรุปสั้น ๆ

บริษัทขนาดกลางควรเริ่มใช้ AI จากแผนกที่มีคำถามซ้ำบ่อย มีเอกสารหรือไฟล์ให้อ้างอิงอยู่แล้ว และวัดผลได้ชัด ซึ่งมักเป็นทีมขายภายในหรือทีมบริการที่ต้องค้นสเปก ราคา และนโยบายทุกวัน เริ่มกับทีมเดียว กำหนดตัวชี้วัดก่อนเริ่ม แล้วเปิดใช้กับแผนกอื่นทีละแอป

วิธีเดิม

  • เริ่มใช้ AI ทั้งบริษัทพร้อมกัน
  • ไม่มีตัวชี้วัดก่อนเริ่ม
  • ไม่รู้ว่าแผนกไหนควรเริ่มก่อน

เมื่อใช้ Phak AI

  • เริ่มจากแผนกที่ปัญหาชัดที่สุด
  • กำหนดตัวชี้วัดก่อนเริ่ม
  • เปิดแอปถัดไปให้แผนกอื่นทีละแอป
เริ่มจากแผนกที่ปัญหาชัด แล้วเปิดใช้กับแผนกอื่นทีละแอป

ทำไมเริ่มใช้ AI ทั้งบริษัทพร้อมกันมักไม่ได้ผล

หลายบริษัทเริ่มจากการซื้อเครื่องมือ AI ให้ทุกคน แล้วรอให้ทีมหาวิธีใช้เอง ผ่านไปไม่กี่สัปดาห์ การใช้งานก็ลดลง เพราะไม่มีใครรู้ว่าควรใช้กับงานไหน และ AI ไม่รู้จักข้อมูลของบริษัท

บริษัทขนาดกลางมีทรัพยากรจำกัด การเริ่มกับแผนกเดียวที่ปัญหาชัดจึงคุ้มกว่า ทีมเห็นประโยชน์ในงานจริงเร็ว แล้วค่อยเปิดแอปถัดไปให้แผนกอื่นทีละแอป

คำถามจึงไม่ใช่ว่า AI ทำอะไรได้บ้าง แต่คือ งานไหนในบริษัทที่เจ็บที่สุดและ AI ช่วยได้ตอนนี้

เกณฑ์เลือกแผนกแรกที่จะเริ่มใช้ AI

แผนกที่เหมาะเป็นจุดเริ่ม มักผ่านเกณฑ์เหล่านี้หลายข้อ

มีคำถามซ้ำบ่อย

คำถามเดิมถูกถามวันละหลายครั้ง เช่น สเปกสินค้า ราคา นโยบาย หรือขั้นตอนงาน

มีข้อมูลให้อ้างอิงอยู่แล้ว

มีเอกสาร แคตตาล็อก คู่มือ หรือไฟล์ Excel ที่ทีมใช้จริง AI จึงตอบจากข้อมูลขององค์กรได้ทันที

ความรู้อยู่กับคนไม่กี่คน

ทีมต้องถามรุ่นพี่หรือหัวหน้าคนเดิมทุกครั้ง ถ้าคนนั้นลาหรือลาออก งานสะดุด

ความเสี่ยงควบคุมได้

เริ่มจากงานภายในก่อนงานที่ถึงลูกค้าโดยตรง และมีคนตรวจคำตอบได้

วัดผลได้ชัด

บอกได้ว่าก่อนเริ่มใช้เวลาเท่าไร ถามซ้ำกี่ครั้ง เพื่อเทียบหลังใช้

หัวหน้าทีมพร้อมร่วม

มีหัวหน้าหรือคนในทีมที่อยากใช้ และยินดีเป็นผู้รับรองคำตอบในช่วงแรก

เปรียบเทียบแผนกที่เหมาะเริ่มใช้ AI

แผนกงานที่ AI ช่วยได้ข้อมูลที่ต้องมีข้อควรระวัง
ขายภายใน / เคาน์เตอร์ / เทเลเซลส์ค้นสเปก เทียบรหัส เช็กราคาและสต็อก ร่างใบเสนอราคาให้คนตรวจแคตตาล็อก ไฟล์ราคาและสต็อก ใบเสนอราคาเก่าราคาต้องเป็นไฟล์ล่าสุด และกำหนดสิทธิ์ว่าใครเห็นต้นทุน
บริการลูกค้าตอบคำถามสินค้า ประกัน และนโยบายให้ทีมใช้ร่างคำตอบคู่มือสินค้า นโยบายรับประกัน คำถามที่พบบ่อยAI ร่าง คนตรวจก่อนส่งถึงลูกค้า
HRตอบนโยบาย สวัสดิการ และขั้นตอนต่าง ๆ ให้พนักงาน ช่วยพนักงานใหม่คู่มือพนักงาน ระเบียบ แบบฟอร์มข้อมูลส่วนบุคคลต้องแยกสิทธิ์ และไม่นำเข้าเกินจำเป็น
ปฏิบัติการ / คลัง / ผลิตค้นขั้นตอนงานมาตรฐานฉบับล่าสุด และเอกสารคุณภาพSOP คู่มือเครื่อง เอกสารคุณภาพเอกสารหลายเวอร์ชันต้องจัดให้ชัดก่อน
บัญชี / ผู้บริหารถามตัวเลขสต็อกค้าง ลูกหนี้ ยอดขายจากไฟล์ exportไฟล์ Excel หรือ CSV จาก ERP หรือระบบบัญชีตัวเลขต้องตรวจที่มา และข้อมูลสดเท่าวันที่ export

แผนกไหนมักเป็นจุดเริ่มที่ดีที่สุด

ในหลายธุรกิจ ทีมขายภายในหรือทีมบริการมักเป็นจุดเริ่มที่ดี เพราะมีคำถามซ้ำทุกวัน มีแคตตาล็อกและไฟล์ราคาอยู่แล้ว และเห็นผลเร็วในงานประจำวัน เริ่มจากให้ AI ช่วยทีมภายในก่อน ไม่ใช่ให้ AI คุยกับลูกค้าเอง

ถ้าบริษัทยังกังวลเรื่องข้อมูล HR เป็นอีกทางที่ความเสี่ยงต่ำ เพราะคำถามเรื่องนโยบายและสวัสดิการเป็นข้อมูลภายในที่ชัดเจน ส่วนผู้บริหารที่อยากได้ตัวเลขเร็วขึ้น เริ่มจากไฟล์ Excel ที่ export อยู่แล้วได้ อ่านเพิ่มที่ AI อ่านไฟล์ Excel และ ERP export

คำตอบที่เหมาะกับแต่ละบริษัทต่างกันตามกลุ่มธุรกิจ ดูตัวอย่างโจทย์และจุดเริ่มของแต่ละธุรกิจที่ กลุ่มธุรกิจ

ขั้นตอนเริ่มใช้ AI กับแผนกแรก

เริ่มจากงานจริง เปิดใช้กับทีม แล้วเปิดแอปถัดไปทีละแอป

สำรวจงานจริงและเลือกปัญหา

คุยกับทีม ดูว่างานไหนกินเวลา คำถามไหนซ้ำ เลือกปัญหาเดียวที่คุ้มที่สุด และตกลงตัวชี้วัดความสำเร็จร่วมกัน

รวบรวมข้อมูลตั้งต้น

เก็บเอกสาร ไฟล์ Excel และรายการคำถามจริงที่ทีมเจอบ่อย พร้อมกำหนดผู้รับรองคำตอบฝั่งองค์กร

ตั้งค่าสิทธิ์และความปลอดภัย

กำหนดว่าใครเห็นข้อมูลอะไร ก่อนนำเข้าเอกสาร และตกลงว่างานไหนต้องมีคนตรวจก่อนใช้

เปิดใช้กับทีมเดียว

ให้ทีมใช้ในงานประจำวัน เก็บคำถามที่ AI ตอบไม่ได้ แล้วเติมเอกสารที่ขาด

ติดตามผลและเปิดแอปถัดไป

ติดตามผลตามตัวชี้วัดที่ตั้งไว้ แล้วเปิดแอปถัดไปหรือเพิ่มผู้ใช้ในแผนกอื่นได้ทีละแอป

สิ่งที่ควรวัดผลเมื่อเริ่มใช้ AI ในบริษัท

วัดด้วยตัวเลขของบริษัทเอง และเก็บค่าก่อนเริ่มไว้เทียบ

  • เวลาที่ทีมใช้หาข้อมูลหรือตอบคำถามหนึ่งข้อ ก่อนและหลังใช้ AI
  • สัดส่วนคำตอบที่ผู้รับรองตรวจแล้วว่าถูกต้องและมีที่มา
  • จำนวนคำถามซ้ำที่ทีมตอบได้เอง โดยไม่ต้องถามคนอาวุโส
  • ความถี่ที่ทีมใช้งานจริงในแต่ละสัปดาห์
  • เวลาที่พนักงานใหม่เริ่มทำงานหรือตอบลูกค้าได้เอง
  • ตัวชี้วัดเฉพาะของงานที่เลือก เช่น เวลาเตรียมใบเสนอราคา

Phak AI ช่วยเริ่มใช้ AI ในบริษัทขนาดกลางอย่างไร

Phak AI เริ่มจากเครื่องมือที่ทีมใช้อยู่ เช่น LINE, Excel และ Google Drive ไม่ต้องรื้อระบบเดิม ผู้ช่วยตอบจากเอกสารขององค์กรพร้อมบอกที่มา และแต่ละองค์กรมีเซิร์ฟเวอร์แยก ข้อมูลไม่ถูกนำไปฝึกโมเดล AI ดูโมดูลที่เปิดใช้ได้ที่ AI Application

Phak AI ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์แยกขององค์กร เชื่อมกับระบบเดิม และกำหนดสิทธิ์ตามบทบาท ชั้นแพลตฟอร์มติดตั้งเต็มตั้งแต่แรก เมื่อจะขยายไปแผนกถัดไปก็แค่เปิดโมดูลเพิ่ม ไม่ต้องย้ายข้อมูล ปรึกษาทีม Phak AI เพื่อเลือกแผนกแรกที่เหมาะกับบริษัทของคุณ

ถ้ากังวลเรื่องข้อมูลก่อนเริ่ม อ่าน ChatGPT ใช้ในบริษัทปลอดภัยไหม ประกอบการวางนโยบาย

คำถามที่พบบ่อย

บริษัทขนาดกลางควรเริ่มใช้ AI จากแผนกไหน

เริ่มจากแผนกที่มีคำถามซ้ำบ่อย มีเอกสารหรือไฟล์ให้อ้างอิง และวัดผลได้ชัด ซึ่งมักเป็นทีมขายภายในหรือทีมบริการ แต่ควรดูจากปัญหาจริงของแต่ละบริษัท

ต้องมีทีม IT หรือทีม data ก่อนเริ่มไหม

ไม่จำเป็น เริ่มจากเอกสารและไฟล์ Excel ที่ทีมใช้อยู่ได้ สิ่งที่ต้องมีคือทีมที่อยากใช้ และผู้รับรองคำตอบฝั่งองค์กร

เริ่มใช้ AI กับแผนกแรกมีขั้นตอนอย่างไร

เล่าโจทย์และรวบรวมเอกสารที่ใช้จริง ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์แยกขององค์กร เชื่อมระบบเดิม กำหนดสิทธิ์ แล้วเปิดใช้กับทีม จากนั้นเปิดแอปถัดไปได้ทีละแอป

ถ้าพนักงานไม่ใช้ AI ที่ซื้อมาล่ะ

เริ่มจากทีมที่อยากใช้และปัญหาที่เจ็บจริง มีหัวหน้าที่ใช้เป็นตัวอย่าง และวัดการใช้งานจริงทุกสัปดาห์ จะช่วยให้การใช้งานเกิดขึ้นต่อเนื่อง

อ่านต่อ

ปรึกษาทีม Phak AI

เล่าโจทย์งานจริง ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์แยก เชื่อมระบบเดิม แล้วเปิดใช้กับทีมทีละแอป

อ่านต่อ →

AI Application

รวมแอปเฉพาะงานบนสมองกลกลาง เริ่มทีละแอป ใช้ข้อมูลและสิทธิ์ชุดเดียวกัน

อ่านต่อ →

โซลูชันตามอุตสาหกรรม

ดูวิธีใช้ Phak AI ในธุรกิจของคุณ ตั้งแต่ค้าส่ง ค้าปลีก โรงงาน ไปจนถึงสำนักงานบัญชีและสมาคม

อ่านต่อ →

คลังความรู้กลาง

รวมเอกสารทั้งองค์กรไว้ที่เดียว ถามเป็นภาษาไทย ได้คำตอบพร้อมอ้างอิงเอกสารต้นฉบับ

อ่านต่อ →

LINE Q&A Assistant

ตอบคำถามใน LINE จากความรู้ขององค์กร ไม่แน่ใจไม่ตอบ ส่งต่อให้พนักงานดูแล

อ่านต่อ →

ความปลอดภัย

เซิร์ฟเวอร์แยกต่อองค์กร ไม่นำข้อมูลไปฝึกโมเดล คุมสิทธิ์ บันทึกทุกคำถาม สอดรับ PDPA

อ่านต่อ →

ปรึกษาทีม Phak AI

เล่าโจทย์ของธุรกิจคุณ ทีม Phak AI จะพาดูระบบที่ตอบโจทย์ และวางแผนติดตั้งร่วมกัน โดยไม่ต้องรื้อระบบเดิม

1 เล่าโจทย์ที่อยากแก้ทีมช่วยจัดลำดับงานที่ AI ช่วยได้มากที่สุดสำหรับธุรกิจคุณ
2 ดูระบบทำงานจริงเห็นการทำงานบนตัวอย่างข้อมูลของธุรกิจคุณก่อนตัดสินใจ
3 ติดตั้งและเริ่มใช้งานติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์แยกขององค์กร เชื่อมระบบที่ใช้อยู่